Az MS Excel a világon az egyik legnépszerűbb eszköz, amelyet a vállalatok használnak. Nehéz elképzelni olyan vezetőt bármely vállalatnál, aki ne használná az Excelt. Természetesen az Excel leggyakrabban a pénzügyi osztályokon és a kontrollingban használatos, valamint minden olyan területen, ahol a pénzügyi menedzsment széleskörűen érintett.
Azonban az MS Excel szintén nagyon népszerű eszköz a projektmenedzsmentben is.
Az MS Excel használata alapvető projektmenedzsmenthez
A legtöbb vállalat, amely projektmenedzsmenttel foglalkozik, legalábbis kezdetben az MS Excel alapján kifejlesztett alapvető eszközöket használta. Ennek a megoldásnak az elfogadásának oka elsősorban az MS Excel széleskörű elérhetősége a szervezetekben, az általános ismeretek megléte, valamint az alapvető projektmenedzsment eszközök kidolgozásának egyszerűsége. Az MS Excel egy nagyon rugalmas program, ugyanakkor számos funkciót kínál. Azok a személyek, akik rendelkeznek fejlett tudással az MS Excel használatában, valóban fejlett megoldásokat tudnak létrehozni a projektmenedzsment támogatására. Excelben projektütemezéseket építenek, vizualizációkkal, mint például Gantt-diagram, kockázati nyilvántartások, projektköltségvetések, projektlapok és alapvető funkciók a forrás- és portfóliómenedzsment támogatására. Az Excel alapú projektmenedzsmentben legalább néhány szakaszt lehet megkülönböztetni, az MS Excel-ben kifejlesztett eszközök előrehaladottsági szintje szerint. A főbb szakaszok a következők:
1. szakasz – A legegyszerűbb módja a projektek kezelésének az MS Excel használatával egy olyan fájl létrehozása, amely lapokat tartalmaz – minden lap egy másik funkciót képvisel – és ezt a fájlt rendszeresen kitöltve minden egyes projekthez. Az ilyen megoldás fő hátránya a csoportmunka lehetőségének hiánya.
2. szakasz – Az MS Excel és a SharePoint alapú eszközök építése, amelyek alapvető funkciókat biztosítanak a csoportmunkához.
3. szakasz – Az MS Excel és az MS SQL adatbázisok egyidejű használata. Ebben az esetben az MS SQL válik a központi adatbázis tárolóvá, és az MS Excel a projektcsapatok és más felhasználók interfészévé.
Mikor válik az MS Excel elégtelenné az eredményes projektmenedzsmenthez?
A világszerte végzett kutatások egyértelműen kimutatják, hogy mind a kisvállalatok, mind a nemzetközi szervezetek évről évre egyre több projektet valósítanak meg. Tekintettel arra, hogy a stratégia megvalósítása projektek révén történik, és hogy a projektek egyre több kulcsfontosságú erőforrást igényelnek, amelyek valós pénzbe kerülnek, a projektmenedzsment hatékonyságával szemben támasztott elvárások is növekednek. Ebben az összefüggésben meglehetősen biztosan feltételezhető, hogy azoknál a vállalatoknál, amelyek egyszerre sok stratégiai és összetett projektet hajtanak végre, és kulcsfontosságú erőforrásokat vonnak be, az MS Excel alapú projektmenedzsment eszközök elégtelennek bizonyulnak. Az Excel használatából eredő főbb hatékonysághiányok a következők:
- Professzionális MS Excel alapú eszközök létrehozása – amit a vállalatok általában saját maguk próbálnak megvalósítani – nagyon időigényes és számos kockázattal jár.
- A komplex projektek tervezésével és megvalósításával kapcsolatos kommunikáció és csoportmunka nehézségei.
- Nagy munkaerőigény, amely szükséges ahhoz, hogy az aktuális információkat szolgáltassák a folyamatban lévő projektekről a vállalat vezetésének. Különösen a PMO munkatársai számára időigényes a hirtelen felmerülő kérdésekre adott válaszok elkészítése.
- Nagyon nehéz teljes projektlogikát létrehozni Excelben egy Gantt-diagram formájában. Nehéz mindenféle kölcsönös kapcsolatot megtervezni a projekt feladatok között. A Gantt-diagram, amely megmutatja az összes feladat közötti kapcsolatot a projektben és a kritikus útvonalat, minden összetett projekt megvalósításának alapvető eszköze. A következő bonyolultsági fokozat az, hogy nehézséget jelent a különböző projektekből származó feladatok közötti összefüggések kialakítása.
Miért jobb választás egy professzionális projektmenedzsment szoftver, mint az MS Excel?
A piacon számos professzionális eszköz érhető el, amelyek támogatják a projekt- és portfóliómenedzsmentet. Azok a vállalatok, amelyek egyszerre több összetett projektet hajtanak végre, és amelyek stratégiai és operatív szinten is szükségesek a menedzsmenthez, választhatnak különböző rendszerek közül. Az egyik ilyen megoldás a FlexiProject projektmenedzsment szoftver. A professzionális programok az MS Excelhez képest sokkal több lehetőséget kínálnak, amelyek közül a legfontosabbak:
- Adatközpontúság és adatbiztonság – az összes projektadat a rendszer központi adatbázisában van tárolva, és a hozzáférés megfelelően biztosított.
- Fejlett jelentéskészítési funkciók – ezek a programok lehetővé teszik az átfogó jelentések készítését. Legfőbb előnyük, hogy ezek a jelentések mindig naprakészek. Ezen kívül könnyen készíthető ad hoc jelentések is.
- Hozzáférés a fejlett ütemtervekhez, beleértve a Gantt-diagramot, amely megőrzi a projektfeladatok teljes logikáját. Példa erre egy FlexiProject programban található ütemterv, amely egyidejűleg mutatja a projektforrások terhelését.
- A fejlett projektmenedzsment szoftverek lehetővé teszik az erőforrások terhelésének tervezését és a valós munkaidő nyilvántartását, amelyet a projektmunkára fordítottak.
- Az olyan folyamatok, mint a döntéshozatal, a projekttervek változtatásainak jóváhagyása vagy a projektek időszakos jelentése teljesen automatizálhatók.
- Hatékony csapatmunka, hatékony kommunikáció a projekt keretében, valamint a projekt dokumentumok egyidejű kezelése nagy előnyt jelentenek az MS Excelhez képest.
- A fejlett programok különböző projektmódszertanokat támogatnak, mint például a vízesés modell, az agilis módszerek vagy a hibrid menedzsment.
MS Excel vs. Professzionális Projektmenedzsment Eszközök: Mit Válasszunk?
Az MS Excel elsősorban olyan cégek számára ajánlható, amelyek kicsik vagy még csak most építik fel a projektmenedzsmenttel kapcsolatos folyamataikat. Azonban még ezekben az esetekben is érdemes elgondolkodni azon, hogy nem lenne-e nagyobb előny, ha kész, professzionális eszközöket használnánk. Sok közülük számos legjobb gyakorlatot tartalmaz, amelyeket azonnal használatba lehet venni. Ezzel szemben azok a nagyvállalatok, amelyek egyszerre több projektet hajtanak végre és kulcsfontosságú erőforrásokat vonnak be, azonnal válasszanak fejlett szoftvert.
kiemelt kép: flexi-project.com/hu
Ilyen van? Külföldi kommentelők szerint Hámori Lucát kellene kizárni az olimpiáról!
